Prima si pulisce,
poi si automatizza.
Un processo disordinato che viene automatizzato resta disordinato, e costa di più. Per questo l'ordine con cui facciamo le cose non cambia mai: prima il lavoro, poi lo strumento, poi le persone che lo useranno ogni giorno.
Automatizzare per primo è la scorciatoia che costa di più
In quasi tutti i processi che guardiamo, il tempo di lavorazione vero è una fetta piccola. Il resto è attesa, ricerca, doppie digitazioni e cose rifatte. Provate a cambiare l'ordine delle mosse e guardate cosa succede alla barra.
Lo stesso processo, tre strade
Indice del tempo totale, base 100 sul processo di partenza. Le proporzioni sono quelle che troviamo più spesso, non una misura del vostro caso.
Gli sprechi si vedono dove si lavora
Muda è la parola giapponese per spreco. Non sono gli errori delle persone: sono i punti in cui il processo, così com'è fatto, obbliga a sprecare tempo. Qui sotto c'è la pianta di un reparto con otto sprechi dentro. Provate a trovarli cliccando.
- AttesaIl pezzo, il documento o la persona che aspetta il passaggio successivo.
- TrasportoMateriale e documenti che si spostano senza cambiare di valore.
- MovimentoChi lavora che cammina, cerca, si allunga, torna indietro.
- SovrapproduzioneCopie, report e lotti prodotti prima che qualcuno li chieda.
- ScorteMateriale e pratiche ferme in attesa di essere lavorate.
- DifettiIl lavoro rifatto, e i controlli aggiunti per non rifarlo più.
- Processi inutiliFirme, controlli e passaggi che non cambiano nessuna decisione.
- Talento inutilizzatoChi conosce il problema e non viene mai ascoltato.
Una giornata di Muda Safari finisce con una lista, non con un volume: gli sprechi trovati, l'ordine di grandezza del tempo perso, quali si tolgono subito e quali richiedono un progetto.
Non tutto va dato alla macchina, e non per motivi tecnici
Quando il processo è pulito, resta la domanda che decide il progetto: cosa affidiamo a un sistema, cosa resta a una persona, e cosa conviene fare insieme. Provate a rispondere voi, poi confrontate.
Otto attività vere
Sono casi che abbiamo incontrato davvero. Scegliete, e sotto compare il motivo della nostra risposta.
Trascrivere quaranta bolle cartacee in un foglio di calcolo
Alla macchina. Regola fissa, volume alto, nessun giudizio. Se dopo la macchina serve una firma, quella firma è la verifica, non il lavoro.
Decidere il prezzo di un lavoro fuori listino
Solo a una persona. Dipende dal cliente, dallo storico e da cosa vi conviene adesso. Una macchina non ha nessuno di questi tre elementi.
Scrivere la prima versione di un'offerta commerciale
Insieme. La struttura e i numeri li mette la macchina in due minuti. La parte che chiude il contratto la scrivete voi, sopra a quella.
Controllare che le temperature dei frigoriferi restino nei limiti
Alla macchina. Un valore, una soglia, un avviso. È il caso in cui l'automazione non solo conviene: è anche più affidabile di una persona alle sei del mattino.
Dire a una persona che il suo lavoro non sta andando bene
Solo a una persona. Non è una questione di capacità della macchina. È che quella conversazione ha valore solo se la fa qualcuno che risponde di quello che dice.
Preparare il riepilogo settimanale dei numeri per la direzione
Insieme. I dati e i grafici li tira su il sistema. Quale sia il numero da guardare questa settimana lo sa solo chi conosce l'azienda.
Smistare le richieste in arrivo al reparto giusto
Alla macchina. Categorie note, regole scrivibili, traffico costante. Va bene automatizzarlo, purché resti un modo semplice per correggere quando sbaglia.
Capire perché quel cliente non ordina più da tre mesi
Insieme. I dati dicono che è successo. Il perché salta fuori da una telefonata, e la telefonata la prepara la macchina ma la fa una persona.
Un'ora a settimana, moltiplicata, non è un'ora
Il tempo perso non fa rumore perché è distribuito: dieci minuti qui, un controllo doppio là. Messo insieme su un anno diventa una voce di costo che nessuno ha mai scritto da nessuna parte.
Il conto, con i vostri numeri
Muovete i tre cursori. Il calcolo è volutamente semplice: persone, ore perse a settimana, costo orario pieno, quarantaquattro settimane lavorate.
all'anno, pari a circa 99 giornate di lavoro intere. Non è un risparmio garantito: è la dimensione di quello che oggi non compare in nessun bilancio.
Quattro fasi, e alla fine qualcosa che gira
Non è un piano rigido: è l'ordine in cui affrontiamo le cose, e non lo cambiamo. Cliccate su una fase per vedere cosa succede dentro e cosa vi resta in mano.
Si guarda il processo
Mezza giornata sul posto, con chi il lavoro lo fa davvero.
Si tolgono gli sprechi
Prima si pulisce. Automatizzare il caos produce solo caos più veloce.
Si costruisce quello che serve
Strumenti che girano dentro il processo ridisegnato, non accanto.
Si forma e si verifica
Un sistema che nessuno sa usare è un costo, non un investimento.
Quando il cambiamento riguarda tutta l'azienda, le tappe sono undici
Le quattro fasi qui sopra sono l'ordine delle mosse, e vale per un reparto come per un gruppo intero. Su un percorso che copre tutta l'azienda quell'ordine si apre così: è la mappa con cui diciamo a che punto siete e cosa manca ancora. Cliccate una tappa.
Non si fanno tutte, e non si comincia per forza dalla prima: si parte da dove fa più male e si tiene la sequenza. Le percentuali sono il livello a cui di solito consideriamo chiusa una tappa, non una promessa di risultato.
Sei cose che non cambiamo, qualunque sia il progetto
Si parte dal posto, non dalla slide
Mezza giornata dentro il reparto vale più di tre riunioni. Le cose che non funzionano si vedono solo dove il lavoro accade.
L'ordine non è negoziabile
Prima il processo, poi lo strumento, poi le persone che lo useranno. Saltare il primo passaggio è il modo più rapido per pagare due volte.
Si misura prima e dopo
Senza i numeri di partenza non esiste un miglioramento: esiste una sensazione. E le sensazioni in riunione non si difendono.
Niente cambio di gestionale
Quello che costruiamo si appoggia ai sistemi che avete già. Cambiare tutto è un progetto diverso, molto più caro, e quasi mai necessario.
Le persone del posto sono nella stanza
Chi fa il lavoro sa dove si inceppa. Un progetto deciso senza di loro si applica male e dura poco.
Resta qualcosa che gira
Alla fine di un percorso c'è uno strumento in funzione e qualcuno in grado di cambiarlo. Non un attestato.
Qual è il processo che vi fa perdere più tempo?
Il primo passo è una mezza giornata sul posto e non costa nulla. Se non troviamo niente ve lo diciamo, ed è capitato.